Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych pozyskanych od Państwa przez aplikację Routina prowadzoną przez MOIAMIA Żaneta Ochmańska-Król z siedzibą w Łomiankach Dolnych (zwaną dalej: Administratorem). Wszelkie nasze działania podlegają przepisom RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.).
| Firma | MOIAMIA Żaneta Ochmańska-Król |
|---|---|
| Adres | Władysława Szpilmana 14, 05-092 Łomianki Dolne |
| NIP | 9840179483 |
| REGON | 383994096 |
| E-mail kontaktowy | routina@routinaclub.com |
Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z Aplikacji, zakupem Subskrypcji, kontaktem z Administratorem, obsługą reklamacji, zgłoszeń oraz bezpieczeństwem Aplikacji. Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu Aplikacji.
W zależności od sposobu korzystania z Aplikacji możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przetwarzania |
|---|---|---|
| Założenie i obsługa Konta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | Przez czas posiadania Konta, a następnie przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami |
| Świadczenie Usługi cyfrowej w ramach Subskrypcji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; odrębne zasady dla danych zdrowotnych opisano poniżej | Przez czas świadczenia Usługi; dalsze przechowywanie danych rozliczeniowych określa następny wiersz |
| Przetwarzanie danych zdrowotnych, żywieniowych i aktywności do wyznaczania celów oraz prowadzenia dziennika i historii pomiarów | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; w zakresie danych dotyczących zdrowia także wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO | Do wycofania zgody albo usunięcia Konta. Usuwanie z bieżącej bazy oraz retencję wcześniejszych kopii opisano w pkt 5 i 5b. |
| Udokumentowanie udzielenia i wycofania zgody | art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO – obowiązek wykazania zgody | Historia decyzji pozostaje przy Koncie po wycofaniu zgody, bez zachowywania usuniętej historii zdrowotnej; jest usuwana z bieżącej bazy wraz z Kontem. |
| Obsługa płatności i Subskrypcji | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO | Przez czas obsługi Subskrypcji, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi |
| Analiza zdjęcia posiłku przez AI na żądanie Użytkownika oraz przedstawienie propozycji wpisu w dzienniku | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych w celu prowadzenia dziennika; w zakresie danych dotyczących zdrowia także art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Przesłanie zdjęcia wymaga ponadto osobnego potwierdzenia przez Użytkownika. | Zdjęcie jest przetwarzane na potrzeby wykonania analizy, bez zapisu w bazie analiz Routiny. Propozycja wyniku jest dostępna przez 24 godziny od rozpoczęcia analizy, chyba że wcześniej zostanie zapisana w dzienniku. Szczegóły pozostałych danych i retencji OpenAI wskazano w pkt 5a. |
| Wystawianie faktur i obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Kontakt i obsługa pytań | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora | Przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń |
| Reklamacje i odstąpienia od umowy | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO | Przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa |
| Bezpieczeństwo Aplikacji i wykrywanie błędów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa | Przez okres niezbędny do realizacji celu, co do zasady nie dłużej niż 24 miesiące |
| Analityka działania Aplikacji (Firebase Analytics, Sentry) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie korzystania z Aplikacji | Firebase Analytics: 14 miesięcy; Sentry: 90 dni |
| Marketing własny i powiadomienia promocyjne | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie marketingu własnego | Do wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu albo osiągnięcia celu przetwarzania |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora | Przez okres przedawnienia roszczeń, co do zasady 3 albo 6 lat |
5.1. Aplikacja może przetwarzać informacje odnoszące się do stanu zdrowia, kondycji, diety, masy ciała, ograniczeń żywieniowych, kontuzji, przeciwwskazań lub innych okoliczności zdrowotnych, jeżeli takie dane zostaną podane przez Użytkownika.
5.2. Dane te wykorzystujemy do wyznaczania celów oraz prowadzenia dziennika i historii pomiarów na podstawie dobrowolnej, odrębnej zgody. Dane dotyczące zdrowia wymagają wyraźnej zgody zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. W aktualizacji zawierającej ekran „Prywatność i zgody” Użytkownik sam zaznacza pole zgody; nie jest ono zaznaczone domyślnie. Dotychczasowe Konta również wymagają odrębnego potwierdzenia. Samo założenie Konta, zakup Subskrypcji lub akceptacja Regulaminu nie zastępują tej zgody.
5.3. Zgodę można wycofać w Aplikacji w ustawieniach, na ekranie „Prywatność i zgody”, wybierając „Wycofaj zgodę” i potwierdzając usunięcie danych. Przed wykonaniem operacji można wybrać „Pobierz kopię danych”, aby otrzymać plik JSON z własnymi danymi zdrowotnymi, profilem, dziennikiem i listami zakupów. Pobraną kopię Użytkownik przechowuje samodzielnie. Dane zapisane wcześniej można usunąć także bez uprzedniego udzielania nowej zgody.
5.4. Bez zgody funkcje oparte na tych danych są niedostępne. Wycofanie zgody zatrzymuje ich odczyt i zapis, synchronizację z Apple Health i Health Connect, rozpoczynanie analiz posiłków AI, wyliczanie celów oraz przypomnienia zdrowotne. Usuwamy z bieżącej bazy dane zdrowotne profilu, ankiety, dziennik i posiłki, historię masy ciała i pomiarów, aktywności, kroki, cele, nawodnienie, posty, wyniki analiz AI, listy zakupów i powiązane preferencje oraz ustawienia i identyfikatory przypomnień. Nie przywracamy tej historii po ponownym udzieleniu zgody; Użytkownik rozpoczyna jej prowadzenie od nowa.
5.5. Wycofanie zgody nie usuwa Konta i nie anuluje Subskrypcji. Podstawowe dane Konta oraz dane dotyczące zakupów i rozliczeń podlegają odrębnym celom i zasadom z pkt 4. Subskrypcją, w tym jej anulowaniem, zarządza się osobno w App Store lub Google Play. Również usunięcie Konta w Routinie nie wyłącza automatycznego odnawiania w sklepie.
5.6. Dla wykazania decyzji przechowujemy identyfikator Konta, rodzaj decyzji, wersję i treść zgody, język oraz czas jej udzielenia lub wycofania. Zapis ten nie zawiera usuniętej historii zdrowotnej. Wycofanie zgody nie zmienia zgodności z prawem przetwarzania wykonanego wcześniej i nie cofa transmisji do dostawcy AI, która już się rozpoczęła; jego retencję opisano w pkt 5a.
5.7. Ekran „Prywatność i zgody” oraz opisane działania w Aplikacji udostępniamy wraz z jej aktualizacją. Jeżeli zainstalowana wersja nie zawiera tego ekranu, żądanie wycofania zgody, kopii lub usunięcia danych można przesłać Administratorowi zgodnie z pkt 9. Brak przycisku w starszej wersji nie ogranicza praw Użytkownika.
5a.1. Analiza AI jest funkcją opcjonalną, uruchamianą na żądanie Użytkownika. Wybrane zdjęcie przesyłamy do serwera Routiny, a następnie do usługi OpenAI w celu rozpoznania widocznych produktów i zaproponowania ich ilości. Użytkownik może korzystać z ręcznego dodawania posiłków bez przekazywania zdjęcia do analizy AI.
5a.2. OpenAI otrzymuje obraz przygotowany do analizy oraz instrukcję rozpoznania posiłku. W ramach tego żądania Routina nie dołącza imienia, adresu e-mail, identyfikatora Konta, danych profilu, całego dziennika ani danych z Apple Health lub Health Connect. Sam obraz może jednak zawierać dane osobowe, jeżeli Użytkownik umieści je na zdjęciu; dlatego należy unikać fotografowania osób, dokumentów, danych kontaktowych lub informacji o zdrowiu.
5a.3. Oryginalne zdjęcie posiłku nie jest zapisywane w bazie analiz ani w historii posiłków Routiny. Obraz jest przetwarzany na potrzeby wykonania analizy. Nie oznacza to, że dane nie są przetwarzane lub czasowo przechowywane przez OpenAI.
5a.4. Propozycję wyniku analizy wiążemy z Kontem, aby Użytkownik mógł ją sprawdzić, poprawić i odzyskać po ponownym otwarciu Aplikacji. Propozycja jest dostępna przez 24 godziny od rozpoczęcia analizy. Po upływie tego czasu jest niedostępna, a jej treść jest usuwana z bieżącej bazy przy automatycznym porządkowaniu. Jeżeli Użytkownik wcześniej zatwierdzi zapis, propozycja jest usuwana z rekordu analizy, a zaakceptowane produkty i ilości stają się wpisem w dzienniku. Do wpisu stosuje się ogólne zasady przechowywania i usuwania danych Konta.
5a.5. Minimalne dane techniczne analizy, takie jak identyfikator żądania, skrót przesłanego obrazu, czas, status, informacja o wykorzystaniu limitu i identyfikatory zapisanych wpisów, mogą pozostawać powiązane z Kontem w celu zapobiegania powtórnym zapisom, rozliczania limitu i obsługi błędów. Nie stanowią kopii zdjęcia. Rekordy analiz powiązane z Kontem są usuwane z bieżącej bazy po wycofaniu zgody na dane zdrowotne albo wraz z usunięciem Konta. Niezawierające historii zdrowotnej liczniki wykorzystania funkcji mogą pozostać przy Koncie do rozliczania limitu. Wcześniejsze kopie zapasowe podlegają zasadom z pkt 5b.
5a.6. Routina korzysta z OpenAI poprzez API i wyłącza zapisywanie odpowiedzi na potrzeby późniejszego odczytu w tej usłudze. OpenAI może jednak przechowywać treść żądań i odpowiedzi w ramach kontroli nadużyć i bezpieczeństwa. Według dokumentacji dostawcy standardowy okres takich zapisów wynosi do 30 dni, z możliwością dłuższego przechowywania, gdy wymaga tego prawo lub ochrona bezpieczeństwa. Nie deklarujemy całkowitego braku retencji po stronie OpenAI. Aktualne zasady dostawcy są opisane w dokumentacji przetwarzania danych OpenAI API.
5a.7. Wyniki rozpoznania są propozycjami wymagającymi sprawdzenia. Nie są diagnozą ani oceną stanu zdrowia. Analiza nie zapisuje automatycznie posiłku i nie służy podejmowaniu wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Ograniczenia funkcji opisano w pkt 4a Regulaminu.
5a.8. Prawa dotyczące dostępu, sprostowania i usunięcia danych oraz kontakt z Administratorem opisano w pkt 9. Rezygnacja z kolejnych analiz nie cofa przetwarzania już wykonanego na żądanie Użytkownika. Zasady przekazywania danych poza EOG wskazano w pkt 8.
5b.1. Dla odzyskania danych po awarii utrzymujemy kopie zapasowe bazy w infrastrukturze Railway. Automatyczne kopie dzienne są przechowywane przez 6 dni, a tygodniowe przez 27 dni. Dodatkowe kopie wykonywane ręcznie na potrzeby wdrożenia lub sprawdzenia odzyskiwania podlegają odrębnemu przeglądowi i usunięciu po zakończeniu prac, nie później niż po 30 dniach od ich wykonania. Ręczne kopie nie mają wspólnego automatycznego harmonogramu wygaszania.
5b.2. Usunięcie danych z bieżącej bazy nie usuwa pojedynczych wpisów z wcześniejszej kopii zapasowej. Mogą one pozostać w niej do wygaśnięcia lub usunięcia całej kopii w powyższych terminach. Dostęp do kopii ograniczamy do osób uprawnionych do utrzymania i odzyskiwania systemu; nie wykorzystujemy ich do zwykłego korzystania z Aplikacji, analizowania użytkowników ani marketingu.
5b.3. Przed wznowieniem działania po odtworzeniu kopii uwzględniamy późniejsze wycofania zgody i usunięcia Kont. Usunięte dane nie mogą ponownie stać się dostępną historią, także gdy po ich usunięciu Użytkownik udzielił nowej zgody. Jeżeli nie można wiarygodnie ustalić aktualnych decyzji, funkcje przetwarzające dane zdrowotne pozostają zablokowane do wyjaśnienia i uzgodnienia danych. Sam zapis dawnej zgody w kopii nie wystarcza do ich ponownego uruchomienia.
Aplikacja może prosić o dostęp do wybranych funkcji urządzenia wyłącznie w zakresie potrzebnym do korzystania z określonych funkcji:
Użytkownik może cofnąć uprawnienia systemowe w ustawieniach urządzenia. Są one odrębne od zgody na przetwarzanie danych zdrowotnych w Routinie: cofnięcie uprawnienia do odczytu z Apple Health lub Health Connect zatrzymuje ten odczyt, ale samo nie usuwa wcześniejszych wpisów w Routinie. Wycofanie zgody na ekranie „Prywatność i zgody” usuwa dane w Routinie zgodnie z pkt 5; nie usuwa danych z Apple Health lub Health Connect ani nie zastępuje zmiany uprawnień w systemie urządzenia.
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Aplikacji, w szczególności:
Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli korzystanie z usług określonych dostawców technologicznych (Google LLC, Sentry, OpenAI) powoduje taki transfer. W przypadku OpenAI przetwarzanie może obejmować Stany Zjednoczone i inne państwa, w których dostawca lub jego podwykonawcy świadczą usługi. Administrator stosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Informacje o zasadach przetwarzania i zabezpieczeniach transferu stosowanych przez OpenAI są dostępne w umowie powierzenia przetwarzania danych OpenAI; kopię informacji o zabezpieczeniach transferu można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem info@routinaclub.com.
Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:
Kopię danych zdrowotnych i wycofanie zgody obsługuje również ekran „Prywatność i zgody”, opisany w pkt 5. W pozostałym zakresie lub jeżeli zainstalowana wersja nie udostępnia tej funkcji, należy skontaktować się z Administratorem: info@routinaclub.com. Administrator udziela odpowiedzi co do zasady nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania.
Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są niezbędne do założenia Konta, zakupu Subskrypcji, korzystania z funkcji Aplikacji lub rozpatrzenia reklamacji. Niepodanie danych wymaganych do wykonania Umowy może uniemożliwić zawarcie Umowy albo korzystanie z określonych funkcji.
Aplikacja automatycznie oblicza i prezentuje informacje na podstawie danych Użytkownika (np. zapotrzebowanie kaloryczne, makroskładniki, postępy). Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla osób, które ukończyły 18 lat. Administrator nie zamierza świadomie pozyskiwać danych osób niepełnoletnich. Jeżeli Administrator uzyska informację, że Konto zostało założone przez osobę niepełnoletnią, może usunąć Konto albo zablokować dostęp do Aplikacji.
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych. Użytkownik powinien samodzielnie dbać o bezpieczeństwo urządzenia, ochronę hasła i nieudostępnianie Konta osobom trzecim.
Polityka prywatności może zostać zmieniona w przypadku zmiany funkcji Aplikacji, zakresu danych, dostawców usług lub obowiązków prawnych. O istotnych zmianach Użytkownik zostanie poinformowany w Aplikacji lub wiadomością e-mail.